Automatisch Bol.com Facturen Uploaden naar Moneybird

Elke maand ontvang je als Bol.com verkoper een factuur met een overzicht van alle kosten: verkoopcommissies, fulfilmentkosten, opslagkosten en overige heffingen. Deze factuur moet als inkoopfactuur in je Moneybird administratie staan — compleet met de juiste grootboekrekeningen en de originele PDF als bijlage. Handmatig is dit een vervelende klus. Maar met BolMoneybird kun je automatisch Bol.com facturen uploaden naar Moneybird, inclusief alle details. In dit artikel leggen we uit hoe deze unieke functie werkt.

De maandelijkse Bol.com factuur: wat staat erin?

Elke maand stelt Bol.com een factuur samen voor verkopers. Deze factuur is beschikbaar in het verkopersportaal en bevat een overzicht van alle financiele verrekeningen van de afgelopen maand.

Onderdelen van de factuur

Een typische Bol.com maandfactuur bevat de volgende onderdelen:

Verkoopcommissies: het totaalbedrag aan commissie dat Bol.com heeft ingehouden op je verkopen. Vaak uitgesplitst per commissiecategorie of commissietarief.

Fulfilmentkosten (bij FBB): als je gebruikmaakt van Fulfillment by Bol.com, staan hier de kosten voor handling, verpakking en verzending.

Opslagkosten (bij FBB): de maandelijkse kosten voor het opslaan van je producten in het Bol.com magazijn.

Verzendkosten vergoeding: de vergoeding die Bol.com betaalt voor de verzendkosten bij FBR-orders.

Correcties en verrekeningen: eventuele correcties op eerdere facturen, retourkosten of andere verrekeningen.

Totaal uit te betalen / te verrekenen: het nettobedrag dat na alle verrekeningen aan jou wordt uitbetaald of dat je aan Bol.com verschuldigd bent.

De CSV-specificatie

Naast de PDF-factuur biedt Bol.com een CSV-bestand aan met de gedetailleerde specificatie van alle regels. Dit CSV-bestand bevat per order de commissie, fulfilmentkosten en andere kosten. Het is essentieel voor een gedetailleerde boekhouding.

Waarom is het belangrijk om Bol.com facturen correct te boeken?

Wettelijke verplichting

Je bent als ondernemer wettelijk verplicht om alle inkoopfacturen in je administratie te verwerken. De Bol.com maandfactuur is een inkoopfactuur (Bol.com levert een dienst aan jou) en moet daarom in je boekhouding staan.

BTW-aftrek

Op de Bol.com factuur staat BTW (21%). Deze BTW kun je aftrekken als voorbelasting in je BTW-aangifte. Als je de factuur niet boekt, mis je deze aftrek en betaal je onnodig te veel BTW.

Correcte kostenverantwoording

Zonder de Bol.com factuur in je boekhouding heb je een onvolledig beeld van je kosten. Je winst lijkt hoger dan hij werkelijk is, wat kan leiden tot verkeerde zakelijke beslissingen.

Controleerbaarheid

Bij een boekenonderzoek door de Belastingdienst moet je alle inkoopfacturen kunnen tonen, inclusief de bijbehorende PDF-documenten. Een complete administratie met de originele factuur als bijlage is essentieel.

Het handmatige proces: 7 stappen per maand

Als je de Bol.com factuur handmatig verwerkt, doorloop je elke maand de volgende stappen:

Stap 1: Factuur downloaden

Log in op het Bol.com verkopersportaal, ga naar het financiele overzicht en download de PDF-factuur.

Stap 2: CSV downloaden

Download ook de CSV-specificatie voor de gedetailleerde kostenopsplitsing.

Stap 3: CSV analyseren

Open het CSV-bestand in Excel of Google Sheets. Maak een overzicht van de kosten per categorie: verkoopcommissie, fulfilmentkosten, opslagkosten, overige kosten.

Stap 4: Inkoopfactuur aanmaken in Moneybird

Ga naar Inkoop > Facturen > Nieuwe factuur. Selecteer Bol.com als leverancier.

Stap 5: Regels toevoegen

Voeg voor elke kostencategorie een regel toe met het juiste bedrag, BTW-tarief (21%) en de bijbehorende grootboekrekening.

Stap 6: PDF uploaden

Upload de originele Bol.com PDF-factuur als bijlage bij de inkoopfactuur in Moneybird.

Stap 7: Controleren en opslaan

Controleer of alle bedragen overeenkomen met de Bol.com factuur. Sla de inkoopfactuur op.

Dit hele proces kost gemiddeld 30-60 minuten per maand, afhankelijk van de complexiteit van je factuur. En de kans op fouten — verkeerde bedragen, verkeerde grootboekrekeningen, vergeten regels — is aanzienlijk.

Automatische factuurverwerking met BolMoneybird

Dit is waar BolMoneybird zich onderscheidt van andere Bol.com-Moneybird koppelingen. De automatische factuurimport is een unieke functie die je nergens anders vindt.

Hoe het werkt

BolMoneybird automatiseert het volledige proces in vier stappen:

1. Automatische detectie

BolMoneybird monitort je Bol.com account en detecteert wanneer er een nieuwe maandfactuur beschikbaar is. Je hoeft zelf niets te doen — geen inloggen, geen handmatig controleren.

2. Download en verwerking

Zodra een nieuwe factuur wordt gedetecteerd, downloadt BolMoneybird:

• De CSV-specificatie met alle gedetailleerde regels
• De PDF-factuur als origineel document

De CSV wordt automatisch geanalyseerd en de kosten worden gecategoriseerd.

3. Inkoopfactuur aanmaken in Moneybird

BolMoneybird maakt een inkoopfactuur aan in Moneybird met:

• Leverancier: Bol.com (automatisch aangemaakt als contact als dit nog niet bestaat)
• Factuurdatum: de datum van de Bol.com factuur
• Factuurnummer: het Bol.com factuurnummer als referentie
• Gedetailleerde regels: elke kostencategorie als aparte regel op de juiste grootboekrekening
  • Verkoopcommissies op de commissie-kostenrekening
  • Fulfilmentkosten op de FBB-kostenrekening
  • Opslagkosten op de opslagkostenrekening
  • Overige kosten op de juiste rekening
• BTW: correct berekend per regel (21%)

4. PDF als bijlage

De originele Bol.com factuur-PDF wordt automatisch geupload als bijlage bij de inkoopfactuur in Moneybird. Zo heb je het originele document altijd bij de hand — voor je eigen administratie en voor een eventuele belastingcontrole.

Het resultaat

Na de automatische verwerking staat er in Moneybird een complete, gedetailleerde inkoopfactuur van Bol.com met:

• Alle kosten correct gecategoriseerd
• BTW correct berekend
• Originele PDF als bijlage
• Automatische koppeling aan de juiste grootboekrekeningen

En het heeft je precies nul minuten gekost.

Voordelen van automatische factuurverwerking

Tijdsbesparing

Je bespaart 30-60 minuten per maand aan handmatig werk. Over een jaar is dat 6-12 uur die je nuttiger kunt besteden.

Geen fouten

Automatische verwerking elimineert menselijke fouten. Geen verkeerde bedragen, geen vergeten regels, geen foutieve grootboekrekeningen.

Altijd compleet

Je vergeet nooit meer een Bol.com factuur te verwerken. BolMoneybird detecteert elke nieuwe factuur automatisch.

Audit-proof

Met de originele PDF als bijlage is je administratie altijd compleet voor een belastingcontrole. Je hoeft niet meer in het Bol.com portaal te zoeken naar oude facturen.

Realtime inzicht

Omdat facturen automatisch worden verwerkt zodra ze beschikbaar zijn, heb je altijd een actueel beeld van je kosten.

Hoe stel je het in?

Het configureren van de automatische factuurimport in BolMoneybird is eenvoudig:

Stap 1: Koppel je Bol.com account

Verbind je Bol.com verkopersaccount met BolMoneybird via de Bol.com API. Dit geeft BolMoneybird toegang tot je facturen.

Stap 2: Configureer grootboekrekeningen

Geef in de BolMoneybird instellingen aan welke Moneybird grootboekrekeningen je wilt gebruiken voor:

• Verkoopcommissies
• Fulfilmentkosten
• Opslagkosten
• Overige kosten

Stap 3: Activeer factuurimport

Zet de automatische factuurimport aan in de synchronisatie-instellingen. BolMoneybird begint direct met het monitoren van je Bol.com account.

Dat is alles. Vanaf nu worden alle Bol.com facturen automatisch verwerkt in Moneybird.

Veelgestelde vragen

Worden bestaande facturen ook geimporteerd?

Bij het eerste gebruik importeert BolMoneybird de facturen van de afgelopen maanden, zodat je administratie direct compleet is.

Wat als er een fout in de Bol.com factuur zit?

Als Bol.com een correctie uitvoert, wordt dit automatisch verwerkt als een nieuwe factuurregel of correctiefactuur.

Werkt dit ook voor Bol.com Belgie?

Ja, facturen voor zowel Bol.com Nederland als Bol.com Belgie worden automatisch verwerkt.

Kan ik de grootboekrekeningen later wijzigen?

Ja, je kunt de grootboekrekeningen op elk moment aanpassen in de BolMoneybird instellingen. Nieuwe facturen worden dan met de gewijzigde instellingen verwerkt.

Conclusie

Het automatisch uploaden van Bol.com facturen naar Moneybird is een van de meest waardevolle functies van BolMoneybird. Het bespaart je maandelijks tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat je administratie altijd compleet is — inclusief de originele PDF als bijlage. Dit is een functie die je bij geen enkele andere Bol.com-Moneybird koppeling vindt, en het maakt een groot verschil in de efficientie van je boekhouding. Probeer BolMoneybird en ervaar hoe makkelijk het verwerken van Bol.com facturen kan zijn.