Retouren Boeken in Moneybird: Zo Doe Je Dat als Bol.com Verkoper

Retouren zijn een onvermijdelijk onderdeel van verkopen via Bol.com. Afhankelijk van je productcategorie kan het retourpercentage oplopen tot 30% of meer. Elke retour moet correct worden verwerkt in je boekhouding — en dat betekent in de meeste gevallen het aanmaken van een creditfactuur in Moneybird. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je retouren boekt in Moneybird als Bol.com verkoper, zowel handmatig als automatisch.

Waarom retouren correct boeken zo belangrijk is

Laten we eerst helder maken waarom je retouren niet kunt negeren in je boekhouding:

Financiele correctheid

Wanneer je een order verkoopt, boek je de omzet en de bijbehorende BTW. Als de klant het product retourneert, ontvang je het geld terug en moet je de omzet en BTW corrigeren. Als je dit niet doet, staat er te veel omzet in je boekhouding en draag je te veel BTW af.

Belastingaangifte

Bij je kwartaal- of jaaraangifte voor de omzetbelasting geef je je omzet op en de verschuldigde BTW. Als je retouren niet als creditfactuur hebt geboekt, betaal je BTW over producten die je niet hebt verkocht. Dat is geld dat je onnodig kwijtraakt.

Controle door de Belastingdienst

Bij een boekenonderzoek verwacht de Belastingdienst dat je voor elke retour een creditfactuur kunt tonen die gekoppeld is aan de originele verkoopfactuur. Een complete administratie beschermt je tegen naheffingen en boetes.

Juist winstoverzicht

Zonder correcte retourverwerking is je winstoverzicht vertekend. Je denkt meer omzet te hebben gemaakt dan werkelijk het geval is. Dit kan leiden tot verkeerde zakelijke beslissingen.

Wat is een creditfactuur?

Een creditfactuur (ook wel creditnota genoemd) is het tegenovergestelde van een verkoopfactuur. Waar een verkoopfactuur een bedrag toevoegt aan je omzet, trekt een creditfactuur een bedrag af. Het is de officiele manier om een (gedeeltelijke) verkoop ongedaan te maken in je boekhouding.

Een creditfactuur bevat:

• Een verwijzing naar de originele verkoopfactuur
• De producten die worden geretourneerd
• De bedragen die worden gecrediteerd (inclusief BTW)
• De datum van de creditering
• Een eigen factuurnummer (vaak met prefix “C” of “CN”)

Handmatig retouren boeken in Moneybird: stap voor stap

Als je geen automatiseringstool gebruikt, moet je elke retour handmatig verwerken. Hier is hoe je dat doet:

Stap 1: Identificeer de retour in Bol.com

Ga naar je Bol.com verkopersportaal en bekijk de retouren. Noteer:

• Het ordernummer
• Welk product is geretourneerd
• De reden van de retour
• De datum van de retour

Stap 2: Zoek de originele factuur in Moneybird

Open Moneybird en ga naar Verkoop > Facturen. Zoek de factuur die bij het ordernummer hoort. Dit kan lastig zijn als je het ordernummer niet als referentie in de factuur hebt opgenomen.

Stap 3: Maak een creditfactuur aan

In Moneybird kun je op twee manieren een creditfactuur aanmaken:

Optie A: Vanuit de originele factuur

1. Open de originele verkoopfactuur
2. Klik op “Meer acties” > “Creditfactuur aanmaken”
3. Moneybird maakt automatisch een creditfactuur aan met dezelfde gegevens
4. Pas indien nodig de regels aan (als slechts een deel van de order is geretourneerd)
5. Sla de creditfactuur op en verstuur deze

Optie B: Handmatig aanmaken

1. Ga naar Verkoop > Facturen > Nieuwe factuur
2. Vul de klantgegevens in
3. Voeg de geretourneerde producten toe met negatieve bedragen
4. Zorg dat het BTW-tarief overeenkomt met de originele factuur
5. Voeg een referentie toe naar de originele factuur
6. Sla op en verstuur

Stap 4: Controleer de boeking

Controleer in Moneybird dat:

• De creditfactuur het juiste bedrag heeft
• Het BTW-tarief overeenkomt met de originele factuur
• De creditfactuur is gekoppeld aan de juiste grootboekrekening
• De datum correct is

Stap 5: Verwerk de terugbetaling

Als je de klant al hebt terugbetaald (bij Bol.com gebeurt dit doorgaans automatisch), moet je de betaling ook verwerken. In Moneybird:

1. Open de creditfactuur
2. Klik op “Betaling registreren”
3. Voer het terugbetaalde bedrag in
4. Koppel de betaling aan de juiste bankrekening

De uitdagingen van handmatige retourverwerking

Het handmatig verwerken van retouren is om meerdere redenen problematisch:

Tijdrovend

Bij elke retour moet je:

1. De retour identificeren in Bol.com (2 minuten)
2. De originele factuur zoeken in Moneybird (1-3 minuten)
3. De creditfactuur aanmaken en controleren (3-5 minuten)
4. De terugbetaling verwerken (1-2 minuten)

Dat is 7-12 minuten per retour. Bij 30 retouren per maand kost dit je al 3,5-6 uur.

Foutgevoelig

• Je kunt het verkeerde BTW-tarief toepassen op de creditfactuur
• Je kunt een retour over het hoofd zien
• Je kunt het bedrag verkeerd overnemen
• Je kunt vergeten de creditfactuur aan de originele factuur te koppelen

Vertraging

Als je retouren pas aan het einde van de maand verwerkt, klopt je tussentijdse boekhouding niet. Je hebt geen actueel beeld van je werkelijke omzet.

Automatische retourverwerking met BolMoneybird

BolMoneybird automatiseert het complete retourproces. Hier is hoe het werkt:

Detectie

BolMoneybird controleert elke 5 minuten je Bol.com account op nieuwe retouren. Zodra een retour wordt gedetecteerd, wordt het verwerkingsproces automatisch gestart.

Creditfactuur aanmaken

BolMoneybird maakt automatisch een creditfactuur aan in Moneybird met:

• Correcte klantgegevens: overgenomen van de originele verkoopfactuur
• Juiste producten en bedragen: exact overeenkomend met wat er is geretourneerd
• Correct BTW-tarief: hetzelfde tarief als op de originele factuur
• Referentie naar originele factuur: zodat de koppeling altijd traceerbaar is
• Correcte datum: de datum waarop de retour is geregistreerd bij Bol.com

Koppeling met originele factuur

De creditfactuur wordt automatisch gekoppeld aan de originele verkoopfactuur in Moneybird. Zo kun je altijd in een oogopslag zien welke facturen gecrediteerd zijn.

Gedeeltelijke retouren

Als slechts een deel van een order wordt geretourneerd (bijvoorbeeld 1 van de 3 bestelde producten), maakt BolMoneybird een creditfactuur aan voor alleen het geretourneerde product. De bedragen worden correct berekend op basis van de oorspronkelijke productprijs.

Veelgestelde vragen over retouren in Moneybird

Moet ik voor elke retour een creditfactuur aanmaken?

Ja, dat is de correcte boekhoudkundige werkwijze. Elke retour moet resulteren in een creditfactuur die de oorspronkelijke verkoop (gedeeltelijk) ongedaan maakt. Dit is niet alleen boekhoudkundig correct, maar ook wettelijk vereist.

Wat als de klant het product beschadigd retourneert?

Als je het product niet terugneemt en de klant niet terugbetaalt, hoef je geen creditfactuur aan te maken. De oorspronkelijke verkoop blijft dan gewoon staan. Als je de klant gedeeltelijk terugbetaalt, maak je een creditfactuur aan voor het terugbetaalde bedrag.

Moet ik de creditfactuur naar de klant sturen?

Bij Bol.com verkopen is het niet gebruikelijk om creditfacturen naar klanten te sturen, omdat de retourafhandeling via Bol.com verloopt. De creditfactuur is primair voor je eigen administratie. Wel moet je de creditfactuur kunnen tonen bij een boekenonderzoek.

Wat als ik een retour te laat boek?

Als je een retour te laat boekt, klopt je BTW-aangifte voor die periode niet. Je hebt dan te veel BTW afgedragen. Je kunt dit corrigeren via een suppletieaangifte bij de Belastingdienst. Om dit te voorkomen is het belangrijk om retouren zo snel mogelijk te verwerken — of dit te automatiseren.

Hoe zit het met de Bol.com commissie bij een retour?

Bij een retour betaalt Bol.com de commissie niet altijd terug. Dit hangt af van het retourbeleid en de reden van de retour. BolMoneybird houdt hier rekening mee en boekt de commissiekosten correct.

Beste practices voor retourverwerking

1. Verwerk retouren dagelijks: Laat retouren niet ophopen. Verwerk ze dagelijks of — beter nog — automatiseer het proces.
2. Controleer BTW-tarieven: Zorg dat de creditfactuur altijd hetzelfde BTW-tarief heeft als de originele factuur.
3. Bewaar documentatie: Houd een overzicht bij van alle retouren, inclusief de reden. Dit kan nuttig zijn bij een belastingcontrole.
4. Automatiseer: Gebruik BolMoneybird om het hele proces te automatiseren en fouten te voorkomen.

Conclusie

Het correct boeken van retouren in Moneybird is essentieel voor een kloppende boekhouding als Bol.com verkoper. Handmatig is het een tijdrovend en foutgevoelig proces. Met BolMoneybird automatiseer je de complete retourverwerking: van detectie tot creditfactuur, inclusief correcte BTW-tarieven en koppeling aan de originele factuur. Zo is je boekhouding altijd up-to-date en hoef je je geen zorgen te maken over vergeten of foutieve creditfacturen. Probeer BolMoneybird gratis en ontdek hoe eenvoudig retourverwerking kan zijn.